Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (Hệ thống ECM) là các loại công nghệ phần mềm được áp dụng rộng rãi trong việc quản lý, lưu trữ, truy xuất và bảo vệ thông tin phi cấu trúc có liên quan trực tiếp đến việc quản lý các quy trình kinh doanh trong bất kỳ tổ chức nào.
Một số hệ thống ECM nhầm lẫn và hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS). Sự nhầm lẫn giữa các định nghĩa này phát sinh do thực tế là rất thường xuyên EDMS, ngoài các mô-đun quản lý tài liệu doanh nghiệp, bao gồm một số tính năng ECM. Như, ví dụ, sự tương tác của nhân viên về việc chuẩn bị tài liệu. Trong tình huống như vậy, hoàn toàn có thể thảo luận về việc mở rộng chức năng cho hệ thống ECM.
Sự khác biệt chính giữa hệ thống ECM và EDMS là ngoài việc thực hiện quản lý tài liệu điện tử của doanh nghiệp, hệ thống ECM tạo ra một không gian thông tin duy nhất cho tất cả người dùng của tổ chức, cũng như cung cấp tự động hóa các quy trình kinh doanh.
Nhờ sử dụng các hệ thống ECM, nguồn lực lao động được tối ưu hóa và chi phí hoạt động của doanh nghiệp giảm đáng kể.
Thông thường, các hệ thống ECM bao gồm các phần phụ (mô-đun) sau, mỗi phần được tích hợp với phần còn lại của các phần phụ và cũng có thể tồn tại riêng biệt.
Dưới đây là một số trong số họ:
- Module quản lý tài liệu điện tử doanh nghiệp;
- Module hỗ trợ quy trình kinh doanh;
- Mô-đun quản lý nội dung web cho một trang web công ty hoặc cổng thông tin,
- Module quản lý nội dung truyền thông;
- Phân hệ quản lý kiến thức;
- Mô-đun kiểm soát truy cập nội dung, cung cấp thông tin cần thiết bất kể thời gian và địa điểm.
Mỗi phần phụ yêu cầu một số kỹ năng nhất định. Ví dụ: quản lý nội dung Web của trang web hoặc cổng thông tin công ty đòi hỏi kiến thức cụ thể về quản trị tài nguyên Internet và mô-đun quản lý tài liệu điện tử của doanh nghiệp đòi hỏi phải có chi tiết cụ thể về chuyển động bên trong của tài liệu.
Các hệ thống ECM kết hợp nội dung tài liệu và các khía cạnh quản lý của doanh nghiệp, tạo ra một môi trường duy nhất để quản lý tài liệu và giảm số lượng hoạt động công việc để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh. Do đó, nội dung của công ty trở nên có sẵn cho những người dùng cần nó cho công việc nhanh chóng và chất lượng cao.
